Електронні архіви судів

«Лабораторія Інформаційних Технологій» пропонує рішення з оцифрування справ і судових актів, завдяки яким відкривається оперативний доступ до судових документів для певних осіб і груп осіб.

Оцифровка відкриває нові можливості з використання судових документів. Працюючи з електронними копіями документів, користувач оперує як фотографією, так і текстом документа (може копіювати текст, вставляти фрагменти в інші документи тощо). Завдяки оцифрування справ і судових актів гарантується незмінність прийнятих судових актів, документи ж захищені від несанкціонованого використання.

Паперові архіви органів судочинства являють собою дуже великі масиви різнорідних документів. При зверненні до них співробітники судів стикаються з низкою труднощів. Для пошуку в архіві потрібного документа необхідно досить тривалий час. Якщо один документ затребуваний одночасно двома співробітниками, то доводиться робити його копію. У разі, коли справа надходить до суду на час його розгляду, суд також змушений робити копії з деяких документів для формування власного архіву, що викликає зростання навантаження на ділянку ксерокопіювання. Крім цього, часте звернення до паперових документів може призводити до їх зносу, а також, в деяких випадках, і «втрати», яка відбувається при помилковою розстановці справ в архіві. Дані проблеми можуть бути вирішені завдяки перекладу необхідних документів в електронний вигляд і використання в роботі автоматизованих інформаційних систем, що забезпечують оперативний пошук і доступ до документів в режимі багатьох користувачів.

«Лабораторія Інформаційних Технологій» пропонує рішення з переводу документів органів судочинства в електронний вигляд, що дозволяє отримати масив електронних копій паперових документів, готових до використання в роботі співробітниками суду. Комплекс рішень спрямований на формування сучасного способу органів судової влади шляхом оптимізації та виведення на новий рівень всіх основних напрямків роботи з документами і електронним контентом в суді.

Переваги :

Переваги перекладу документів в електронний вигляд очевидні. Це не тільки якісно нові можливості щодо надання та використання документальних ресурсів суду, а й забезпечення схоронності цієї інформації.

Завдяки перекладу документів в електронний вигляд співробітники суду отримують доступ до графічних образів документів, що містить печатки, підписи і все нотатки. У користувача створюється враження, що він працює з фотографією документа, при цьому може оперувати і з текстом документа - копіювати, шукати потрібний текст, вставляти фрагменти в інші документи. Ці можливості дозволяють в більшості випадку відмовитися від звернення до паперових документів.

Рішення можуть реалізовуватися в комплексі, що дозволяє заощадити фінансові та трудові ресурси за рахунок більш ефективної організації робіт.

Устаткування, яке застосовується, відповідає світовим стандартам якості і відрізняється надійністю, довговічністю і функціональністю.

Рішення готові до поетапної реалізації, починаючи з установки пілотного проекту, для оптимізації фінансування та адаптації функціональних можливостей.

Оцифровка паперових архівів виконується фахівцями «Лабораторії Інформаційних Технологій» на території Замовника або на виробничої території «Лабораторії Інформаційних Технологій».

Виробництво «Лабораторії Інформаційних Технологій»

Парк обладнання включає 12 промислових сканерів для перекладу документів різної якості, формату і типу в електронний вигляд.

Середньомісячна сумарна продуктивність складає більше 7 млн. документів на рік.

Робота з документами Замовника проводиться строго з дотриманням вимог збереження конфіденційності інформації.

Етапи робіт з оцифрування паперових архівів :

Експертиза.

Роботи з оцифрування будь-якого паперового архіву починаються з експертизи документів. У результаті її проведення, визначаються структура паперового масиву, якісні та кількісні характеристики документів. На основі виконаного аналізу здійснюється остаточний підбір технології оцифровки документів, вибір складу обладнання, критеріїв оцінки якості, а також узгоджуються бюджет і терміни виконання.

Сканування.

Оцифровка документів полягає у створенні їх графічних образів з використанням сканерів. Перед переведенням документів в електронний вигляд оператор підбирає оптимальний режим сканування, потім проводить сканування оригіналів документів і контролює якість одержуваних зображень на моніторі.

Варіанти організації процесу оцифровки документів:

Оцифровка на виробництві «Лабораторії Інформаційних Технологій» після доставки документів на виробництво;

Оцифровка на території судового органу після розміщення техніки «Лабораторії Інформаційних Технологій» і організації ділянки сканування.

Для оцифровки зшитих справ використовуються планетарні сканери, за допомогою яких проводиться безконтактне сканування документів. Для сканування розшитих документів до формату А3 застосовуються документні сканери. Промислові сканери «Лабораторії Інформаційних Технологій» дозволяють вести роботи з оцифрування документів у цілодобовому режимі, який організовується при необхідності оперативного виконання робіт.

Якщо документи , призначені для оцифровки, постійно затребувані в судовому органі, то вони вилучаються з його архіву тільки на час сканування, після чого негайно доставляються назад.

У тих випадках , коли існує обмеження на вивезення документів за межі архіву або ж це не представляється можливим, то оцифровка може проводитися в приміщенні архіву, або в безпосередній близькості від паперового архіву, на території органу судочинства. Роботи виконують мобільні бригади операторів сканування фахівців «Лабораторії Інформаційних Технологій», які з використанням професійного устаткування здійснюють перевід документів в електронний вид на місці.

Додаткова обробка.

Відразу після сканування графічні образи документів проходять автоматизовану обробку , яка може містити велику кількість операцій : поділ розворотів по сторінках, вирівнювання по рядках, обрізку по краях, поліпшення якості образів, видалення шумів і багато інших. Для створення PDF файлів, які містять текст і графічні образи, виробляється розпізнавання тексту і створення електронних документів.

Результатом оцифровки паперових архівів судочинства є електронні копії документів, як правило, у форматі PDF ( можливе подання в форматах TIFF, JPG або в інших форматах, узгоджуваних з Замовником) . Електронні документи передається Замовнику на оптичних дисках і можуть бути завантажені у використовувані інформаційні системи, в тому числі систему електронного архіву суду.

Ефективність :

Зменьшення навантаження на паперовий архів суду та ділянку копіювання;
Скорочення витрат на утримання паперових архівів;
Вивільнення архівних площь;
Використання електронних документів в інформаційних системах судочинства;
Прискорення процесу ознайомлення з документами судового діловодства;
Прискорення обміну інформацією сіж підрозділами суду;
Надання оперативного доступу до документів для ознайомлення з матеріалами справи.